NOTA RINGKAS
MICROSOFT EXCEL
1
PENGENALAN
o
Hamparan atau lembaran termasuk menggunakan teks, perhitungan
dam manipulasi nombor serta carta.
o
Program ini berguna bagi yang terlibat dengan banyak data,
figure yang memerlukan pengiraan
o
Membantu memudahkan kerja-kerja pengiraaan
o
Program hamparan lain Lotus 123.
2
Istilah Penting
2.1
Workbook
o
Workbook - Fail dalam spreadsheet
o
Menyimpan data yang dimasukkan dalam helaian kerja (worksheet)
o
Boleh mengandungi lebih daripada satu helaian kerja
2.2
Helaian Kerja
o
Digunakan bagi memasukkan data dan membuat kerja-kerja
pengiraan
o
Terdiri daripada sel yag disusun mengikut baris(row) dan
jalur(kolum)
2.3
Formula
o
Penggunaan formula dalam membuat pengiraan dengan dimulakan
tanda persamaan (=) dan diikuti dengan operasi matematik.
3
Jenis Data
o
Label(Terdiri dari teks dan terhad kepada 255 aksara)
o
Nombor (Terdiri dari angka serta tarikh dan pengiraan boleh
dibuat ke atas nombor data.)
o
Formula (Merupakan operasi matematik)
4
Memasukkan Data
o
Program Excel yang dibuka akan memaparkan helaian kerja yang
kosong berbentuk sel-sel
o
Data perlu dimasukkan dalam mana-mana sel. Bagi memudahkan
pengurusan disarankan supaya
memulakan kerja di sel sebelah kiri bahagian atas helaian kerja.
o
Bagi memasukkan data seterusnya tekan kekunci Arrow mana yang
berkenaan atau klik mana sel yang berkenaan.
o
Jika data panjang melebihi sel yang ada boleh diubah sel
mengikut kesesuaian
o
Save untuk menyimpan sesuatu kerja.
5
Autofill
o
Membantu untuk mengisi data mengikut turutan dan hanya perlu
memasukkan nilai yang pertama sahaja. Bagi nilai seterusnya akan
dimasukkan secara automatik.
5.1 Cara
Autofill
o
Klik
sel yang hendak dimulakan autofill taip nombor yang hendak
dimulakan>Enter>letakkan penunding di tempat asal(di dalam sel
di mana nombor permulaan ditaip)>klik Menu Edit>Fill>Series>pada
kotak dialog pilih kolum atau row>pada kotak step value taip
nombor permulaan dan pada kotak stop value taip nombor akhir yang
dikehendaki>OK
6
Format Helaian Kerja
o
Membolehkan anda memformatkan lembaran kerjayang lebih menarik
mengikut kehandak anda
o
Kerja-kerja format yang boleh dilakukan seperti memberi
tajuk,menambah medan baru, penjajaran, corak kepada medan, tukar saiz
dan warna teks, tentukan dapat perpuluhan, mengambungkan sel dan
tukar nama helaian kerja.
6.1
Memasukkan Tajuk Dalam Helaian Kerja
o
Klik sel yang berkenaan>taip tajuk yang dikehendaki
6.2
Penjajaran Teks Tajuk
o
Proses blok: Klik sel (jangan lepas)di di sel berkenaan bawa
butang tetikus dalam sel yang dipilih dan lepas >perhatikan sel
yang dipilih dihitamkan kecuali sel yang pertama
Klik butang Merge
and Center
-
kemudian pilih jajaran samaada kiri, kanan
atau tengah
6.3
Menambah Baris
o
Letakkan penunding di sel yang berkenaan>klik
Insert>pilih Row bagi baris atau column bagi kolum>OK
6.4
Menukar Corak atau Paten
o
Klik Format>Cells>Pattern>pilih colour dan pattern>OK
6.5 Tukar
Saiz Dan Warna Teks
o
Klik button kotak kombo font size>pilih saiz font>klik
kotak kombo font color>pilih warna>OK
6.6
Tentukan Nombor Pada Sel
o
Klik Format>Number>pilih mana yang dikehendaki pada
kotak Category>OK
7
Menggunakan Formula
o
Kekuatan Excel adalah kebolehan untuk membuat pengiraandengan
cepat dan tepat. Anda hanya perlu menggunakan formula begi tujuan
ini.
7.1 Asas
Menggunakan Formula
o
Operator pengiraan berdasarkan kepada formula berikut: campur
(+), tolak (-), darab(*),bahagi(/) dan kuasa(^)
o
Pembinaan formula misti bermula dengan
tanda : =
o
Formula yang boleh digunakan bagi
o
Membuat pengiraan
o
Memberi kategori dengan menggunakan kenyataan IF
o
Analisis statistik
o
Perubahan data asas akan mengubahhasil formula
o
Susunan keutamaan pengiraan:
o
Akan mengira nilai dalam kurungan terlebih dahulu
o
Peratusan (%)
o
Eksponen (^)
o
Darab (*)
o
Tambah (+)
o
Tolak (-)
7.2
Membina Formula
o
Formula boleh dibina melalui cara manual atau pun menggunakan
Fungsi.
7.2.1 Membina Formula
Secara Manual
o
Klik sel yang bagi jumlah atau formula yang dikehendaki>taip
= diikuti formula yang dikehendaki
7.2.2 Menggunakan IF
o
Formula boleh digunakan dengan menggunakan fungsi IF bagi
mendapatkan data secara automatik berdasarkan kepada logic.
o
Sekiranya anda memerlukan dimasukkan data secara automatik
bagi markah 80-100 = A, 75-79=B+, 65-74=B, 50-64=C, 40-49=D dan bawah
40 =F boleh menggunakan IF. Caranya dengan
meletakkan penunding di sel yang dikehendaki kemudian taip: nama
sel(data yang telah dimasukkan) dan formulanya.
o
Contoh: jika sel data A3:-
=IF(A3>=79,"A",IF(A3>=75,"B+",IF(A3>=65,"B",IF(A3>=50,"C",IF(A3>=40,"D",
IF(A3<40,"F"))))))
o
Hati-hati dengan ) supaya jumlahnya bersamaan dengan (
7.2.3 Membina Formula
Menggunakan Fungsi
o
Fungsi adalah formula yang ditentukan dan disimpan dalam
Excel. Terdapat ratusan fungsi yang ada dalam Excel.
o
Sintaks Fungsi ialah : =Nama Fungsi
o
Sebahagian contoh fungsi:
o
Campur :=sum(nama sel awal:nama sel akhir) atau @sum(nama sel
awal:nama sel akhir)
o
Purata : AVERAGE :ATURCARA SAMA SEPERTI CAMPUR ,CUMA
DITUKARKAN SUM KEPADA AVERAGE
7.2.4 Menyalin Formula
o
Klik di sel formula yang asal>klik butang kanan
tetikus>copy>alih ke permulaan blok sel (destinasi) yang hendak
disalin>Enter atau klik tetikus kanan>Paste
7.3 MESEJ
RALAT FORMULA
o
Di antara mesej ralat formula
Kod
Kesilapan
|
Pengertian
|
#DIV/O
|
Formula cuba membahagikan dengan nilai kosong
|
#N/A
|
Formula merujuk kepada nilai yang tidak boleh
didapati
|
#NAME
|
Formula mengandungi teks yang tidak difahami
|
#NUM
|
Formula silap menggunakan nombor
|
#REF
|
Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah
|
#VALUE
|
Formula merujuk kenyataan atau operator yang
salah
|
8
Analisis Statistik
o
Excel juga boleh membuat analisis statistik seperti
Bilang(count), Jumlah(Sum), Min (Average), Sisihan Piawai (Standard
deviation), Minimum, Maksimum.
8.1 Cara
untuk Bilang(Count)
o
Klik mana-mana sel(bagi mengetahui jumlah)>klik butang
Paste Function fx)
o
Pada kotak dialog pilih Count (dalam function name)>OK>dalam
kotak dialog Value pilih sel-sel yang hendak dibilang>OK
o
Bagi lain-lain fungsi analisis statistik seperti Jumlah,
sisihan piawaian aturcara lebih kurang sama Cuma pilih mana-mana yang
berkenaan.
9
Menyediakan Carta
o
Penyediaan carta boleh dilakukan dan Excel ada menyediakan
Wizard Carta
o
Diantara jenis carta di sediakan ialah Bar,Line,Pie, XY,Area
dan Kolum
9.1 Cara
Menyediakan Carta
o
Klik butang Wizard Carta(butang gambar carta)>pilih custom
type>pilih jenis carta yang dikehendaki(dalam chart type)>pilih
bentuk (dalam chart sub-type)>Next>klik Data range>masukkan
data range yang diperlukan bagi membina carta>Next>taip nama
carta>Next>pilih di mana carta hendak diletakkan>Finish
9.1.1 Mengedit
Option Carta
o
Jika perlukan label petunjuk (legend) dalam carta, dalam sel
bertentang perlu ditaipkan label petunjuknya terlebih dahulu. Contoh
: petunjuk lelaki, perempuan. Jika tidak ditaip petunjuk ianya akan
ditunjukkan sebagai bilangan nombor.
9.1.2 Cara Untuk
Mengedit Carta
o
Klik Carta>pilih Chart type atau chart option mana yang
dikehendaki>OK
9.1.3 Meletak Carta Di
Lembaran Khusus
o
Klik Chart>Location>as New Sheet>OK
9.1.4 Mengubah Format
Carta
o
Pilih Kawasan Carta dengan mengkliknya mana-mana kawasan
carta>pilih Format>pilih Selected Data Series>klik
Font>pilih font >OK. INGATAN SELEPAS KLIK FORMAT PERKATAAN
SELECTED DATA SERIES TIDAK AKAN KELUAR DAN MUNGKIN KELUAR ARAHAN LAIN
BERGANTUNG KEPADA DI MANA ANDA KLIK KAWASAN CARTA.
10
Menapis Rekod
o
Excel juga berkemampuan untuk menapis rekod yang dikehendaki
sahaja, umpamanya anda hanya perlu senarai pelajar yang gagal iaitu
mendapat grade F sahaja atau A sahaja.
10.1 Cara Untuk Menapis
o
Klik penunding pada sel(mana-mana pada kolum yang
dipilih)>Klik Data>Filter>Autofilter>akan terpapar anak
panah penapis pada sel yang paling atas dalam kolum berkenaan>klik
anak panah dan senarai akan terpapar>pilih senarai yang
dikehendaki>hasil tapisan akan terpapar.
o
Untuk kembali ke data asal dalam senarai>klik anak panah
penapis> pilih All.
10.2 Memilih Senarai Tertinggi
atau Terendah
o
Klik anak panah penapis>klik (Top 10..)>terpapar kotak
dialog (pilih Top atau Bottom)>tukar nombor mengikut yang
dikehendaki>OK
o
INGATAN KOTAK DIALOG TIDAK AKAN KELUAR APABILA DI KLIK (TOP
10..) DISEBABKAN SEL ITU ADALAH SEL YANG DIMASUKKAN FORMULA ATAU DATA
SEL SELAIN DARIPADA NOMBOR
10.3 Menyisih Berdasarkan Syarat
Perbandingan
o
Klik anak panah penapis>klik Custom>terpapar kotak
dialog >Pilih Perbandingan yang dikehendaki> OK
10.4 Mengisih Senarai Menaik atau
Menurun
o
Klik mana-mana sel kolum yang hendak
diisih>klik butang Sort (AZ|)
atau (zA|)
mana yang berkenaan>hasilnya akan terpapar.
o
INGATAN JANGAN SESEKALI MEMILIH (BLOK) KESELURUH KOLUM KERANA
EXCEL AKAN MENYISIH KOLUM ITU SAHAJA DAN BUKAN KESELURUHAN SENARAI.
JIKA INI BERLAKU DATA ANDA TELAH BERUBAH DARIPADA DATA ASAL ATAU
SEBENARNYA.
11
Mencetak Helaian Kerja
o
Kerja-kerja mencetak boleh dilakukan:
o
Bahagian tertentu sahaja
o
Helaian kerja sahaja
o
Keseluruha workbook
o
Sebelum mencetak anda boleh preview terlebih dahulu untuk
melihat hasil cetakan dan memboleh membuat Setup pada
mukasurat, margin, header and footer dan juga helaian.
11.1 Membuat Preview, Setup dan
Cetak
o
Klik File>Print Preview atau klik butang preview cetak
o
Pilih butng yang berkenaan terpapar di atas skrin
o
Jika berpuashati klik>OK> Print
