Rabu, 25 Julai 2012

NOTA EXCELL









NOTA RINGKAS MICROSOFT EXCEL
 

1         PENGENALAN

o      Hamparan atau lembaran termasuk menggunakan teks, perhitungan dam manipulasi nombor serta carta.
o      Program ini berguna bagi yang terlibat dengan banyak data, figure yang memerlukan pengiraan
o      Membantu memudahkan kerja-kerja pengiraaan
o      Program hamparan lain Lotus 123.

2         Istilah Penting

2.1       Workbook

o      Workbook - Fail dalam spreadsheet
o      Menyimpan data yang dimasukkan dalam helaian kerja (worksheet)
o      Boleh mengandungi lebih daripada satu helaian kerja

2.2       Helaian Kerja

o                                 Digunakan bagi memasukkan data dan membuat kerja-kerja pengiraan
o                                 Terdiri daripada sel yag disusun mengikut baris(row) dan jalur(kolum)

2.3       Formula

o      Penggunaan formula dalam membuat pengiraan dengan dimulakan tanda persamaan (=) dan diikuti dengan operasi matematik.

3         Jenis Data

o      Label(Terdiri dari teks dan terhad kepada 255 aksara)
o      Nombor (Terdiri dari angka serta tarikh dan pengiraan boleh dibuat ke atas nombor data.)
o      Formula (Merupakan operasi matematik)

4          Memasukkan Data

o      Program Excel yang dibuka akan memaparkan helaian kerja yang kosong berbentuk sel-sel
o      Data perlu dimasukkan dalam mana-mana sel. Bagi memudahkan pengurusan disarankan supaya        memulakan kerja di sel sebelah kiri bahagian atas helaian kerja.
o      Bagi memasukkan data seterusnya tekan kekunci Arrow mana yang berkenaan atau klik mana sel yang berkenaan.
o      Jika data panjang melebihi sel yang ada boleh diubah sel mengikut kesesuaian
o      Save untuk menyimpan sesuatu kerja.

5         Autofill

o      Membantu untuk mengisi data mengikut turutan dan hanya perlu memasukkan nilai yang pertama sahaja. Bagi nilai seterusnya akan dimasukkan secara automatik.

5.1       Cara Autofill

o                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Klik sel yang hendak dimulakan autofill taip nombor yang hendak dimulakan>Enter>letakkan penunding di tempat asal(di dalam sel di mana nombor permulaan ditaip)>klik Menu Edit>Fill>Series>pada kotak dialog pilih kolum atau row>pada kotak step value taip nombor permulaan dan pada kotak stop value taip nombor akhir yang dikehendaki>OK

6         Format Helaian Kerja

o      Membolehkan anda memformatkan lembaran kerjayang lebih menarik mengikut kehandak anda
o      Kerja-kerja format yang boleh dilakukan seperti memberi tajuk,menambah medan baru, penjajaran, corak kepada medan, tukar saiz dan warna teks, tentukan dapat perpuluhan, mengambungkan sel dan tukar nama helaian kerja.

6.1       Memasukkan Tajuk Dalam Helaian Kerja

o      Klik sel yang berkenaan>taip tajuk yang dikehendaki

6.2       Penjajaran Teks Tajuk

o      Proses blok: Klik sel (jangan lepas)di di sel berkenaan bawa butang tetikus dalam sel yang dipilih dan lepas >perhatikan sel yang dipilih dihitamkan kecuali sel yang pertama
Klik butang Merge and Center
a

   a









kemudian pilih jajaran samaada kiri, kanan atau tengah

6.3       Menambah Baris

o      Letakkan penunding di sel  yang berkenaan>klik Insert>pilih Row bagi baris atau column bagi kolum>OK

6.4       Menukar Corak atau Paten

o      Klik Format>Cells>Pattern>pilih colour dan pattern>OK

6.5       Tukar Saiz Dan Warna Teks

o      Klik button kotak kombo font size>pilih saiz font>klik kotak kombo font color>pilih warna>OK

6.6       Tentukan Nombor Pada Sel

o      Klik Format>Number>pilih mana yang dikehendaki pada kotak Category>OK

7        





Menggunakan Formula
o      Kekuatan Excel adalah kebolehan untuk membuat pengiraandengan cepat dan tepat. Anda hanya perlu menggunakan formula begi tujuan ini.

7.1       Asas Menggunakan Formula

o      Operator pengiraan berdasarkan kepada formula berikut: campur (+), tolak (-), darab(*),bahagi(/) dan kuasa(^) 
o      Pembinaan formula misti bermula dengan tanda   :  =
o      Formula yang boleh digunakan bagi
o      Membuat pengiraan
o      Memberi kategori dengan menggunakan kenyataan IF
o      Analisis statistik
o      Perubahan data asas akan mengubahhasil formula
o      Susunan keutamaan pengiraan:
o      Akan mengira nilai dalam kurungan terlebih dahulu
o      Peratusan (%)
o      Eksponen (^)
o      Darab (*)
o      Tambah (+)
o      Tolak (-)

7.2       Membina  Formula

o      Formula boleh dibina melalui cara manual atau pun menggunakan Fungsi.

7.2.1     Membina Formula Secara Manual

o      Klik sel yang bagi jumlah atau formula yang dikehendaki>taip = diikuti formula yang dikehendaki

7.2.2     Menggunakan IF

o      Formula boleh digunakan dengan menggunakan fungsi IF bagi mendapatkan data secara automatik berdasarkan kepada logic.
o      Sekiranya anda memerlukan dimasukkan data secara automatik bagi markah 80-100 = A, 75-79=B+, 65-74=B, 50-64=C, 40-49=D dan bawah 40 =F    boleh menggunakan IF.  Caranya dengan meletakkan penunding di sel yang dikehendaki kemudian taip: nama sel(data yang telah dimasukkan) dan formulanya.
o      Contoh: jika sel data A3:-     =IF(A3>=79,"A",IF(A3>=75,"B+",IF(A3>=65,"B",IF(A3>=50,"C",IF(A3>=40,"D", IF(A3<40,"F"))))))
o      Hati-hati dengan ) supaya jumlahnya bersamaan dengan (

7.2.3     Membina Formula Menggunakan Fungsi

o      Fungsi adalah formula yang ditentukan dan disimpan dalam Excel. Terdapat ratusan fungsi yang ada dalam Excel.
o      Sintaks Fungsi ialah : =Nama Fungsi
o      Sebahagian contoh fungsi:
o      Campur :=sum(nama sel awal:nama sel akhir) atau @sum(nama sel awal:nama sel akhir)
o      Purata : AVERAGE :ATURCARA SAMA SEPERTI CAMPUR ,CUMA DITUKARKAN SUM KEPADA AVERAGE

7.2.4     Menyalin Formula

o      Klik di sel formula yang asal>klik butang kanan tetikus>copy>alih ke permulaan blok sel (destinasi) yang hendak disalin>Enter atau klik tetikus kanan>Paste

7.3       MESEJ RALAT FORMULA

o   Di antara mesej ralat formula
Kod Kesilapan
Pengertian
#DIV/O
Formula cuba membahagikan dengan nilai kosong
#N/A
Formula merujuk kepada nilai yang tidak boleh didapati
#NAME
Formula mengandungi teks yang tidak difahami
#NUM
Formula silap menggunakan nombor
#REF
Formula mengandungi rujukan sel yang tidak sah
#VALUE
Formula merujuk kenyataan atau operator yang salah
 

8         Analisis Statistik

o      Excel juga boleh membuat analisis statistik seperti Bilang(count), Jumlah(Sum), Min (Average), Sisihan Piawai (Standard deviation), Minimum, Maksimum.

8.1       Cara untuk Bilang(Count)

o      Klik mana-mana sel(bagi mengetahui jumlah)>klik butang Paste Function  fx)
o      Pada kotak dialog pilih Count (dalam function name)>OK>dalam kotak dialog  Value pilih sel-sel yang hendak dibilang>OK
o      Bagi lain-lain  fungsi analisis statistik seperti Jumlah, sisihan piawaian aturcara lebih kurang sama Cuma pilih mana-mana yang berkenaan.

9         Menyediakan Carta

o      Penyediaan carta boleh dilakukan dan Excel ada menyediakan Wizard Carta
o      Diantara jenis carta di sediakan ialah Bar,Line,Pie, XY,Area dan Kolum

9.1       Cara Menyediakan Carta

o      Klik butang Wizard Carta(butang gambar carta)>pilih custom type>pilih jenis carta yang dikehendaki(dalam chart type)>pilih bentuk (dalam chart sub-type)>Next>klik Data range>masukkan data range yang diperlukan bagi membina carta>Next>taip nama carta>Next>pilih di mana carta hendak diletakkan>Finish

9.1.1      Mengedit Option Carta

o      Jika perlukan label petunjuk (legend) dalam carta, dalam sel bertentang perlu ditaipkan label petunjuknya terlebih dahulu. Contoh : petunjuk lelaki, perempuan. Jika tidak ditaip petunjuk ianya akan ditunjukkan sebagai bilangan nombor.

9.1.2     Cara Untuk Mengedit Carta

o      Klik Carta>pilih Chart type atau chart option mana yang dikehendaki>OK

9.1.3     Meletak Carta Di Lembaran Khusus

o      Klik Chart>Location>as New Sheet>OK

9.1.4     Mengubah Format Carta

o      Pilih Kawasan Carta dengan mengkliknya mana-mana kawasan carta>pilih Format>pilih Selected Data Series>klik Font>pilih font >OK. INGATAN SELEPAS KLIK FORMAT PERKATAAN SELECTED DATA SERIES TIDAK AKAN KELUAR DAN MUNGKIN KELUAR ARAHAN LAIN BERGANTUNG KEPADA DI MANA ANDA KLIK KAWASAN CARTA.

10     Menapis Rekod

o      Excel juga berkemampuan untuk menapis rekod yang dikehendaki sahaja, umpamanya anda hanya perlu senarai pelajar yang gagal iaitu mendapat grade F sahaja atau A sahaja.

10.1   Cara Untuk Menapis

o      Klik penunding pada sel(mana-mana pada kolum yang dipilih)>Klik Data>Filter>Autofilter>akan terpapar anak panah penapis pada sel yang paling atas dalam kolum berkenaan>klik anak panah dan senarai akan terpapar>pilih senarai yang dikehendaki>hasil tapisan akan terpapar.
o      Untuk kembali ke data asal dalam senarai>klik anak panah penapis> pilih All.

10.2   Memilih Senarai Tertinggi  atau Terendah

o      Klik anak panah penapis>klik (Top 10..)>terpapar kotak dialog (pilih Top atau Bottom)>tukar nombor mengikut yang dikehendaki>OK
o      INGATAN KOTAK DIALOG TIDAK AKAN KELUAR APABILA DI KLIK (TOP 10..) DISEBABKAN SEL ITU ADALAH SEL YANG DIMASUKKAN FORMULA ATAU DATA SEL SELAIN DARIPADA NOMBOR

10.3   Menyisih Berdasarkan Syarat Perbandingan

o      Klik anak panah penapis>klik Custom>terpapar kotak dialog >Pilih Perbandingan yang dikehendaki> OK

10.4   Mengisih Senarai Menaik atau Menurun                              

o      Klik mana-mana sel kolum yang hendak diisih>klik butang Sort (AZ|) atau (zA|) mana yang berkenaan>hasilnya akan terpapar.
o      INGATAN JANGAN SESEKALI MEMILIH (BLOK) KESELURUH KOLUM KERANA EXCEL AKAN MENYISIH KOLUM ITU SAHAJA DAN BUKAN KESELURUHAN SENARAI. JIKA INI BERLAKU DATA ANDA TELAH BERUBAH DARIPADA DATA ASAL ATAU SEBENARNYA.

11     Mencetak Helaian Kerja

o      Kerja-kerja mencetak boleh dilakukan:
o      Bahagian tertentu sahaja
o      Helaian kerja sahaja
o      Keseluruha workbook
o      Sebelum mencetak anda boleh preview terlebih dahulu untuk melihat hasil cetakan dan memboleh membuat  Setup pada mukasurat, margin, header and footer dan juga helaian.

11.1   Membuat Preview, Setup dan Cetak

o      Klik File>Print Preview atau klik butang preview cetak
o      Pilih butng yang berkenaan terpapar di atas skrin
o      Jika berpuashati klik>OK> Print


Dicatat oleh di
Label:

Tiada ulasan:

Catat Ulasan

Langgan: Catat Ulasan (Atom)